Laporan Kegiatan TOT "Manajemen Arsip Digital berbasis Arteri" di Perpustakaan IT Telkom Purwokerto

Kegiatan TOT ( Training of Trainer ) dilaksanakan di perpustakaan IT Telkom Purwokerto pada tanggal 23 Maret 2018 pukul 10.00 WIB. Narasumber pelaksanaan TOT ini adalah staff perpustakaan IT Telkom Purwokerto, Liya Imra'ah Faridah, S.Hum. yang telah mengikuti  workshop bertema "Manajemen Arsip Digital berbasis Arteri", yang diselenggarakan oleh FPPTI DIY.

Photo by arteri.sainsinformasi.org (23/03/2018)

Untuk pelaksanaan workshop ini sendiri diselenggarakan pada hari Rabu tanggal 7 Maret 2018 lalu di Auditorium IST AKPRIND Yogyakarta. Pemateri dalam workshop ini adalah Muhammad Sholeh, S.T., M.T. dari IST AKPRIND dan Hendro Wicaksono, dosen jurusan Ilmu Perpustakaan, fakultas TI Yarsi dan dosen TIK MID (Kearsipan) Fakultas Vokasi Universitas Indonesia.

Kegiatan workshop di Auditorium IST AKPRIND Yogyakarta - photo by @liafaridda (07/03/2018)

Kegiatan TOT ini bertujuan untuk membagikan ilmu yang sudah didapatkan dari workshop, kepada pihak-pihak yang terkait dalam tema pelaksanaan workshop tersebut. Dalam TOT kali ini dihadiri oleh Kepala urusan perpustakaan IT Telkom Purwokerto beserta staff perpustakaannya dan juga dihadiri oleh sekertaris pimpinan IT Telkom Purwokerto. Alasan diundangnya sekertaris pimpinan IT Telkom Purwokerto ini karena sekertaris pimpinan  dalam pekerjaanya berhubungan dengan arsip-arsip institusi. Dengan aplikasi ini, sekertaris pimpinan dapat memanfaatkannya untuk mengelola arsip-arsip yang berkaitan dengan institusi.

Kegiatan Pelaksanaan TOT di Perpustakaan IT Telkom Purwokerto - photo by @liafaridda (23/03/2018)

Dalam materi TOT ini disampaikan beberapa materi mengenai kearsipan dan juga materi mengenai pengenalan awal aplikasi Arteri. Arteri sendiri memiliki kepanjangan dari Aplikasi Arsip Elektronik Terintegrasi yang berbasis open source. Developer pencipta aplikasi ini beberapa diantaranya juga merupakan developer yang sama dalam penciptaan aplikasi perpustakaan yang biasa disebut dengan aplikasi SLiMS (Senayan Library Management System). Untuk sekilas tampilannya hampir mirip dengan aplikasi SLiMS namun bebeda, karena fungsi dan kegunaan dari fitur-fiturnya berbeda. Untuk aplikasi Arteri lebih dikhususkan untuk mengelola arsip.

Sebelum menggunakan aplikasi Arteri ini, disarankan untuk merapikan penyusunan dokumen fisik dari arsip-arsip. Arsip dapat dikelompokkan berdasarkan waktu atau klasifikasinya. Contoh penyusunan berdasarkan waktu yaitu berupa bulan atau peristiwa, dan berdasarkan klasifikasi merupakan penempatan arsip berdasarkan nomor klasifikasi yang telah diterapkan. Untuk penomoran arsip, sebuah institusi dapat membuat sendiri nomor klasifikasi yang akan diterapkan sesuai dengan keputusan yang ditetapkan di masing-masing institusi.

Kegiatan Pelaksanaan TOT di Perpustakaan IT Telkom Purwokerto - photo by KaUr Perpustakaan (23/03/2017)

Selain penyusunan arsip tersebut, yang perlu diperhatikan dalam proses pengarsipan adalah tanggal penciptaan arsip. Untuk arsip yang keluar dari institusi itu sendiri, maka tanggal pembuatan arsip ditulis sesuai dengan tanggal yang tertera di dalam arsip. Sedangkan untuk arsip yang didapat dari luar institusi, maka tanggal penciptaan arsip adalah tanggal kapan arsip itu diterima.

Setelah penyusunan dan penciptaan arsip, hal yang paling penting dan vital mengenai pengarsipan adalah kebijakan. Kebijakan harus ditetapkan dalam pengarsipan. Mengingat arsip asli merupakan sebuah barang bukti yang paling kuat dalam suatu pengadilan, maka diperlukan kebijakan yang jelas dari proses pengelolaan arsip.  Dimulai dari kebijakan retensi, kebijakan klasifikasi, maupun kebijakan dari setiap tindakan pengelolaan arsip.

Kegiatan Pelaksanaan TOT di Perpustakaan IT Telkom Purwokerto - photo by @liafaridda (23/03/2018)

Untuk dapat mendapat aplikasi Arteri ini dapat diperoleh dari arteri.sainsinformasi.org. Selain dapat  diperoleh secara gratis, dalam website tersebut juga menyediakan demo aplikasinya dan juga panduan untuk instalasi aplikasi Arteri. Selamat mencoba!